Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen als Bewerber (m/w/d) einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortliche Stellen sind
NOTARE
Rainer Krick und Birgit Birnstiel
Amiraplatz 3 / III (Luitpoldblock)
80333 München
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Herr Dipl.-Inform. Olaf Tenti
Körnerstr. 45, 58095 Hagen
Telefon: +49 (0)2331/356832-0
E-Mail: datenschutz@gdi-mbh.eu
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung übermitteln oder die wir mit Ihrer Erlaubnis von Dritten (z. B.: Bundesagentur für Arbeit) erhalten haben. Diese Verarbeitung geschieht zur Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses und daher notwendigerweise, bevor ein Arbeitsvertrag abgeschlossen wird.
Insbesondere werden folgende personenbezogenen Daten und Kategorien von Daten für die unter Ziffer 3 genannten Zwecke verarbeitet:
- Daten zu Ihrer Person (z. B.: Vorname, Nachname, Anschrift, Kontaktdaten, Familienstand)
- Daten zu Ihrer Qualifikation (z. B.: Bildungs- und Berufsabschlüsse, Zertifikate, Sprachkenntnisse, Zusatzqualifikationen)
- Daten zu Ihrem Lebenslauf (z. B.: Art, Beginn, Ende, Ort und Dauer von Schulbildung, Ausbildung, Studium, Fortbildungen und Berufstätigkeiten)
- weitere übermittelte Unterlagen und sich daraus ergebende Informationen
- ggf. Kontodaten im Rahmen einer Kostenerstattung
Wir verarbeiten darüber hinaus ggf. Daten zu Ihrer Person, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen erhalten haben (bspw. Angaben in sozialen Netzwerken, wie Xing oder LinkedIn).
3. Wofür verarbeiten wir ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Im Folgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten.
3.1 Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist daher Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz – BDSG.
Wir möchten alle Bewerber nur nach ihrer Qualifikation bewerten und bitten daher, auf Angaben über rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung in der Bewerbung möglichst zu verzichten.
3.2 Aufgrund ihrer Einwilligung
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten, insbesondere der Verarbeitung etwa mitgeteilter besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten erteilt haben, verarbeiten wir die angegebenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. im Fall besonderer Kategorien personenbezogener Daten Art. 9 Abs. 2 lit a DSGVO.
Dies betrifft insbesondere Ihre etwaige Einwilligung zur weiteren Speicherung der Daten in einem Bewerberpool auch im Falle der Ablehnung ihrer jetzigen Bewerbung für den Fall, dass später bei uns ein erneuter Bedarf auftritt.
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Ein Widerruf kann an die unter Ziffer 1 benannte Stelle erfolgen.
3.3 Im Rahmen der Interessenabwägung
Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten verwenden (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO). Das kann insbesondere zu folgenden Zwecken erfolgen:
- Allgemeine Geschäftssteuerung
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes
Zu Ihrer persönlichen Sicherheit, zur Wahrung des Hausrechtes und zur Prävention von Straftaten gegen das Unternehmen gibt es video-überwachte Bereiche. Wir speichern die Videodaten für einen Zeitraum von 72 Stunden. Wenn wir Daten auswerten und abspeichern, um sie in einem zivil- oder strafrechtlichen Verfahren zu verwenden, werden diese nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.
3.4 Im Rahmen der Kostenerstattung
Soweit wir Ihnen eine Kostenerstattung zugesagt haben, bspw. für Reisekosten zu einem Bewerbungsgespräch, verarbeiten wir Ihre Kontodaten zur Erstattung dieser Kosten. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung unseres Versprechens zur Kostenerstattung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
4. Wer erhält meine Daten?
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Die unter Ziff. 2 genannten Daten werden an öffentliche Stellen und Institutionen übermittelt, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht bzw. Sie zu dieser Übermittlung Ihre Einwilligung erteilt haben. Solche staatlichen Stellen können insbesondere die Finanzbehörden, die Zollverwaltung, aber auch die Gewerbeaufsichtsbehörden sein.
Innerhalb unseres Hauses erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen
Weiterhin können personenbezogene Daten zum Zwecke und im Rahmen der Auftragsverarbeitung (Art. 28 DS-GVO) übermittelt werden, insbesondere an IT-Dienstleister.
5. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Auswahl eines geeigneten Kandidaten für die zu besetzende Stelle. Danach erfolgt die Löschung, spätestens dann, wenn keine zivilrechtlichen Ansprüche gegen uns mehr durchgesetzt werden können, die sich insbesondere aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz ergeben können. Soweit wir die Daten nicht unmittelbar löschen, werden wir die Daten mit einem Sperrvermerk versehen.
6. Werden Daten in ein Drittland übermittelt?
Ihre Daten werden nur dann in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR (Drittländer) übermittelt, wenn und soweit dies zur Ausführung des Vertragsverhältnisses erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Buchführung, Verwaltung) ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.
Soweit wir uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens Software von Anbietern mit Sitz in Drittstaaten oder Software von Anbietern mit Subunternehmern/Dienstleistern in Drittstaaten bedienen, können – je nach Verarbeitungszweck – Ihre Daten oder Teile Ihrer Daten in Drittstaaten (z. B. in die USA) übermittelt werden.
Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss im Sinne des Art. 45 Abs. 3 DS-GVO. An Unternehmen und Organisationen in den USA, die sich für das EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert haben, können damit ab sofort personenbezogene Daten aus der EU übermittelt werden, ohne dass weitere Schutzmaßnahmen erforderlich sind. Dieser Angemessenheitsbeschluss dient somit als Grundlage für die Datenübermittlung an die von uns eingesetzten Dienstleister in den USA.
Falls kein Angemessenheitsbeschluss im Sinne des Art. 45 Abs. 3 DS-GVO vorliegt oder das Unternehmen oder die Organisation in den USA sich nicht für das EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert hat, schließen wir mit den jeweiligen Dienstleistern/Anbietern zum Schutz Ihrer Daten von der EU-Kommission erlassene Standarddaten-schutzklauseln im Sinne des Art. 46 Abs. 2 lit. c DS-GVO. Ferner haben einige unserer Dienstleister für ihre Unternehmensgruppe oder derselben Gruppe von Unternehmen verbindliche interne Datenschutz-vorschriften (BCR) im Sinne des Art. 47 DS-GVO implementiert, die von der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde genehmigt wurden.
7. Welche weiteren Datenschutzrechte habe ich?
Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO, § 34 BDSG), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO, § 35 BDSG), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art 77 DSGVO, § 19 BDSG).
8. Inwieweit besteht eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen nutzen wir keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
9. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?
Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. „Profiling“).
10. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet personenbezogene Daten im Rahmen der Bewerbung zur Verfügung zu stellen. Wir weisen darauf hin, dass unsere Möglichkeiten Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse einzuschätzen von den zur Verfügung gestellten Daten abhängen. Soweit Sie keine Daten bereitstellen, spiegelt unsere Einschätzung ggf. nicht Ihre tatsächliche Eignung für die zu besetzen-de Stelle wider, sodass Sie ggf. deswegen bei einer Einstellung nicht berücksichtigt werden können.
Im Rahmen einer etwaigen Einstellung erheben wir bestimmte Daten, die wir für die Vertragserfüllung benötigen (z. B. zur Auszahlung des Gehaltes) oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind (z. B. Daten zur Sozialversicherung).
11. Welche Widerspruchsrechte habe ich? (Art. 21 DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechts-ansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktmöglichkeiten.
Stand: Juli 2024