Datenschutz für Klienten

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen als Notar Klient (m/w/d) einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte.

Wenn Sie als unser Klient keine natürliche Person sind, leiten Sie diese Information bitte an die Personen weiter, deren personenbezogene Daten wir verarbeiten, weil sie unsere Ansprechpartner sind oder auf Dokumenten, wie Rechnungen und Urkunden, erwähnt werden.

1.         Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stellen sind

NOTARE
Rainer Krick und Birgit Birnstiel
Amiraplatz 3 / III (Luitpoldblock)
80333 München

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Herr Dipl.-Inform. Olaf Tenti
Körnerstr. 45, 58095 Hagen

Telefon: +49 (0)2331/356832-0
E-Mail: datenschutz@gdi-mbh.eu

2.         Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten Daten, die Sie uns übermitteln oder die wir im Rahmen der jeweiligen Amtshandlung oder mit Ihrer Erlaubnis von Dritten, z. B. von durch Sie beauftragten Rechtsanwälten, Maklern oder Kreditinstituten, erhalten haben. Weiterhin erheben wir personenbezogene Daten auch bei öffentlich zugänglichen Quellen, z. B.: Grundstücksdaten vom Grundbuchamt, Registerdaten vom Handelsregister.

Darüber hinaus erheben wir Daten aus sonstigen Quellen, z. B. bei Gläubigern. Dies geschieht jedoch nur aufgrund vorheriger Veranlassung durch Sie und zur Bearbeitung Ihres konkreten Anliegens bzw. zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten oder hoheitlichen Tätigkeiten.  

Insbesondere werden folgende personenbezogenen Daten und Kategorien von Daten für die unter Ziffer 3 genannten Zwecke verarbeitet:

• Daten zu Ihrer Person (z. B.: Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Staatsangehörigkeit, Registernummern, Familienstand)
• Daten zu von Ihnen vertretenen Personen (z. B.: Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort, Verwandtschaftsverhältnis, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Registernummern)
• Inhalte von zu beurkundenden Erklärungen
• Daten zu den Vermögensverhältnissen (z. B.: Immobilieneigentum, sonstige Rechte an Grundstücken, Geschäftsbeteiligungen, Einkommen, Versicherungen, etc.)
• Daten im Zusammenhang mit Verträgen (z. B.: bei Grundstückskaufverträgen Ihre steuerliche Identifikationsnummer, wenn erforderlich Angaben zu Ihrer familiären Situation oder Ihrer Vermögenslage oder andere sensible Daten wie Gesundheitsdaten)
• Zahlungsinformationen wie Bankverbindung oder Daten für internetbasierte Zahlungsdienste
• Rechtsbeziehungen zu Dritten (z. B.: Aktenzeichen, Konto- oder Kreditnummern, Verträge)

Fallbezogen können wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeiten.

3.         Wofür verarbeiten wir ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Im Nachfolgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

3.1       Im Rahmen der Wahrnehmung einer uns übertragenen Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung der notariellen Tätigkeiten entsprechend den Amtspflichten, insbesondere zur Erstellung von Urkundenentwürfen, zur Durchführung von Beratungen und zur Beurkundung, zum Vollzug von Urkundengeschäften und zur Erstellung von Gebührenrechnungen, zur Durchführung von Beratungen ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich.

3.2       Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, bestimmte Datenverarbeitungen durchzuführen (z. B.: die für die Notare geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen nach der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz).

3.3       Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten verwenden. Das kann insbesondere zu folgenden Zwecken erfolgen:

• Unterstützung unserer Mitarbeiter bei der Klientenbetreuung
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes

Unser Interesse an der jeweiligen Verarbeitung ergibt sich aus den jeweiligen Zwecken und ist im Übrigen wirtschaftlicher Natur (effiziente Aufgabenerfüllung, Vermeidung von Rechtsrisiken). Soweit der konkrete Zweck es gestattet, verarbeiten wir Ihre Daten pseudonymisiert oder anonymisiert.

3.4       Aufgrund ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Das gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018 erteilt worden sind. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Ein Widerruf kann an die unter Ziffer 1 benannte Stelle erfolgen.

4.         Wer erhält meine Daten?

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Die unter Ziffer 2 genannten Daten werden an öffentliche Stellen übermittelt, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht bzw. Sie zu dieser Übermittlung Ihre Einwilligung erteilt haben. Solche öffentlichen Stellen können insbesondere andere Notare, die Finanzbehörden, die Registergerichte, das Grundbuchamt, das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister sowie die Notarkammer sein.

Eine Datenübermittlung an private Dritte erfolgt nur zur Erfüllung Ihres konkreten Anliegens und nur auf Ihre Veranlassung.

Innerhalb unseres Hauses erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Weiterhin können personenbezogene Daten zum Zwecke der Auftragsbearbeitung an IT-Dienstleister o.ä. weitergegeben werden. Dies ist zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten (vgl. Ziffer 3) erforderlich. Darüber hinaus können von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster sowie die NotarNet GmbH, Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten.

5.         Wie lange werden die Daten gespeichert?

Für notarielle Urkunden und andere Dokumentationen aus den notariellen Angelegenheiten gelten die Aufbewahrungsfristen aus der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) und nach den § 50 Abs. 1 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV), und zwar:

• 100 Jahre für Urkundenverzeichnis, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung,
• 30 Jahre für papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten,
• 7 Jahre für Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten, wobei der Notar spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen kann, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften getroffen werden.

Des Weiteren unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre betragen. Dies gilt für vertragliche und andere Daten des Rechtsverhältnisses zwischen Ihnen und uns.

6.         Werden Daten in ein Drittland übermittelt?

Ihre Daten werden nur dann in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR (Drittländer) übermittelt, wenn und soweit dies zur Ausführung des Vertragsverhältnisses erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Buchführung, Verwaltung) ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Soweit wir uns zur Durchführung der notariellen Tätigkeiten Software von Anbietern mit Sitz in Drittstaaten oder Software von Anbietern mit Subunternehmern / Dienstleistern in Drittstaaten bedienen, können – je nach Verarbeitungszweck – Ihre Daten oder Teile Ihrer Daten in Drittstaaten (z. B. in die USA) übermittelt werden.

Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss im Sinne des Art. 45 Abs. 3 DSGVO. An Unternehmen und Organisationen in den USA, die sich für das EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert haben, können damit ab sofort personenbezogene Daten aus der EU übermittelt werden, ohne dass weitere Schutzmaßnahmen erforderlich sind. Dieser Angemessenheitsbeschluss dient somit als Grundlage für die Datenübermittlung an die von uns eingesetzten Dienstleister in den USA.

Falls kein Angemessenheitsbeschluss im Sinne des Art. 45 Abs. 3 DSGVO vorliegt oder das Unternehmen oder die Organisation in den USA sich nicht für das EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert hat, schließen wir mit den jeweiligen Dienstleistern/Anbietern zum Schutz Ihrer Daten von der EU-Kommission erlassene Standarddaten-schutzklauseln im Sinne des Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Ferner haben einige unserer Dienstleister für ihre Unternehmensgruppe oder derselben Gruppe von Unternehmen verbindliche interne Datenschutz-vorschriften (BCR) im Sinne des Art. 47 DSGVO implementiert, die von der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde genehmigt wurden.

7.         Welche weiteren Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz – BDSG), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO, § 35 BDSG), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Die vorstehenden Rechten gelten nur insoweit, als dass diesen nicht die notarielle Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 18 BNotO entgegensteht (vgl. § 29 Abs. 1 S. 2 BDSG).

Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art 77 DSGVO, § 19 BDSG).

8.         Inwieweit besteht eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Zur Durchführung der notariellen Tätigkeiten nutzen wir keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

9.         Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. „Profiling“).

10.       Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie uns jedoch die Daten, die für die Abwicklung des Amtsgeschäfts und der begehrten notariellen Tätigkeit notwendig sind, sowie die Daten, die wir aus gesetzlichen Gründen bei und nach dieser Tätigkeit erheben und verarbeiten müssen, nicht zur Verfügung stellen, werden wir die Vornahme des Amtsgeschäfts in der Regel ablehnen müssen.

11.       Welche Widerspruchsrechte habe ich? (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktmöglichkeiten.

Stand: Juli 2024